Cet article publié par Tech3 et traduit par nos soins fait suite à la première partie concernant l’organisation logistique.
Insight – Part 2 : Organisation bureautique
Lorsque les MotoGP s’alignent sur la grille, chacun est suspendu dans l’attente du moment où les feux rouges s’éteignent . Immédiatement, les prototypes, qui ont environ de 250 chevaux, bondissent et atteignent des vitesses phénoménales tout en prenant des angles défiant la gravité. Pour autant, qu’est-ce qui doit être fait pour permettre à une équipe de MotoGP professionnelle pour participer aux courses? De grandes quantités d’obligations sont réalisées loin des yeux du public pour s’assurer à ce que le Team Monster Yamaha Tech3 et le Team Tech3 Racing Moto2 puisse concourir avec succès.
Dans la deuxième partie de « Insight », l’organisation bureautique et l’assistante de l’équipe seront éclairées pour illustrer le travail essentiel qui est entrepris. Laurence Cottin joue ce rôle pour Tech3 et est basée au siège en Provence, dans le sud de la France, où son expérience a bénéficié au team pendant de nombreuses saisons. Même si les courses s’arrêtent en novembre, le travail de l’assistante nécessite un travail ininterrompu durant toute l’année et une attention méticuleuse portée aux détails.
Le fonctionnement du team Tech3 est une entreprise professionnelle et l’assistante de l’équipe travaille dans l’ombre, agissant comme une marionnettiste, réalisant cet important travail pour que tout fonctionne sans heurts, ce qui inclue la gestion financière, le secrétariat, les tâches administratives et contractuelles.
Une première exigence pour l’assistante est de superviser les opérations financières de l’ensemble des activités au moyen des factures. Chaque facture, de et pour la société, doit être vérifiée, préparée et payée en totalité, et un système de gestion des factures est utilisé pour payer les salaires de l’équipe et tous les autres paiements récurrents. En outre, les tâches administratives qui doivent être effectuées comprennent : l’établissement des contrats pour les nouveaux membres, la vérification des cartes de crédit, l’assurance des locaux et des véhicules, le traitement du courrier, la surveillance des coûts de fonctionnement du siège social ainsi que toutes les obligations légales. De plus, l’assistante effectue des tâches de secrétariat et constitue un contact intermédiaire entre les parties extérieures et Tech3. Cela implique la gestion des courriels et des appels téléphoniques pour les communications avec les fournisseurs, les médias, les compagnies d’assurance, l’expert-comptable et la commande des fournitures pour le bureau ou l’atelier. L’assistante de l’équipe apporte également son aide au propriétaire de l’équipe en ce qui concerne la gestion des billets d’avion, des réunions, ainsi que toute autre tâche nécessaire.
Les vêtements de l’équipe et l’hébergement durant les courses doivent également être coordonnés par l’assistante pour les quelques 40 membres du team. Au moins 1 500 articles vestimentaires sont distribués, tandis que les hôtels, les vols et les voitures de location doivent être organisés en collaboration avec une agence de voyage.
Le rôle de l’assistante du team est essentiel pour le bon fonctionnement de l’équipe et l’expertise de Mme Cottin permet au Team Monster Yamaha Tech3 et au Team Tech3 Racing Moto2 d’opérer avec succès, avec tous les membres entièrement en mesure d’effectuer pleinement leur travail, et donc de permettre aux pilotes de se battre pour les meilleurs résultats en piste.
